Der virtuelle Datenraum – Entwicklungen und Trends

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Virtuelle Datenräume sind im Rahmen einer Due Diligence heute eine Selbstverständlichkeit und haben den Prozess von Unternehmenstransaktionen bereits erheblich optimiert. Alle relevanten Verkaufsunterlagen können mithilfe eines virtuellen Datenraums standortunabhängig sicher eingesehen und geprüft werden. Ein virtueller Datenraum bietet durch Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung höchstmöglichen Schutz beim Zugriff auf vertrauliche Daten. Zudem können besonders sensible Dokumente gegen einen Download und mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Detaillierte Zugriffsrechte regeln im Datenraum, welche Benutzer Daten nur lesen oder herunterladen oder editieren können. Umfangreiche Analyse- und Kontrollmöglichkeiten sind für den Verkäufer unschätzbar, sodass sich der virtuelle Datenraum im M&A-Bereich schnell durchgesetzt hat und aus der täglichen Praxis nicht mehr wegzudenken ist.

Der Funktionsumfang von virtuellen Datenräumen etablier­ter Anbieter lässt heute in der Regel keine Wünsche auf der Verkäuferseite und Bieterseite mehr offen. So überrascht es nicht, dass mittlerweile verstärkt die schnelle und einfache Bedienbarkeit bei der Auswahl einer virtuellen Datenraumlösung im Mittelpunkt steht. Der virtuelle Datenraum soll schließlich vor allem die Effizienz bei der Durchführung von Transaktionen steigern – und je weniger Einarbeitungs- und Einrichtungszeit für den Datenraum notwendig ist, desto mehr Zeit steht Beteiligten einer Transaktion für eine optimale Vorbereitung, Analyse und Verhandlung zur Verfügung.

Nachfrage steigt

Vor dem Hintergrund der anhaltenden wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Krise ist zu befürchten, dass immer mehr Unternehmen in die roten Zahlen rutschen werden und ein Notverkauf oder die Insolvenz drohen. Experten erwarten infolge der Pandemie eine deutliche Zunahme der Distressed M&A-Trans­aktionen in naher Zukunft – vor allem auch bei kleineren Unternehmen. Bereits in den letzten Monaten stieg die Nachfrage nach Datenräumen von kleineren Unternehmen, die vor allem eine schnelle und sehr einfach zu bedienende Datenraumlösung für die Durchführung einer Due Diligence suchen. Eine Vielzahl dieser Unternehmen führt zum ersten Mal eine Due Diligence durch und kann sich auch keine Top-Berater im Verkaufs- oder Finanzierungsprozess leisten. Oftmals ist die Anzahl der verkaufs­relevanten Dokumente relativ klein und selbst eine Q&A-Funk­tio­nalität im Datenraum nicht notwendig. Für diese Anwendungs­fälle wäre eine komplexe Funktionalität eher kontraproduktiv. Viel wichtiger als eine umfangreiche Funktionalität ist für die meis­ten Benutzer auf der Verkäufer- und Bieterseite eine einfache Bedienbarkeit des Datenraums.

Mehr als nur Due Diligence

Bereits seit einigen Jahren ist der Trend zu beobachten, dass virtuelle Datenräume selbst über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse stoßen und Unternehmen, Kanzleien sowie Unternehmensberatungen auch außerhalb von Fusionen, Firmen­übernahmen und Immobilientransaktionen virtuelle Datenräume für den sicheren, standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch wie auch die Onlinezusammenarbeit einset­zen; sei es mit Kunden, Geschäftspartnern oder in Projektteams. Bishe­rige Lösungen, etwa E-Mail, FTP-Server oder komplexe Softwareanwendungen wie zum Beispiel SharePoint oder Cloudspeicherdienste, sind entweder zu unsicher oder überfordern Anwender und setzen erheblichen IT-Administrations­aufwand voraus. Gleichzeitig steigen in den Unternehmen die Compliance-Anforderungen im Hinblick auf Datensicherheit – auch beim Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg. Durch eine integrierte Managed File Transfer-Funktionalität bieten virtuelle Datenräume, wie beispielsweise von netfiles, auch die Möglichkeit des sicheren Dateiversands an Externe außerhalb des Datenraums. So können vertrauliche Dateien per Downloadlink sicher Geschäftspartnern oder Kunden zur Ver­fügung gestellt werden, ohne dass diese ein Benutzerkonto im Datenraum benötigen. Dabei ist optional auch der Empfang von Daten von externen Benutzern möglich. Neben den ausgefeilten Sicherheitsfunktionen zeichnen sich virtuelle Datenräume oftmals auch durch besonders einfache Einrichtung aus. So gibt es mittlerweile Datenräume, die ohne Installation von Software oder Plugins sofort über einen Webbrowser genutzt werden können – auch zur Einrichtung durch Datenraumadministratoren. Eine Einbindung der IT-Abteilung ist bei der Einrichtung und beim Einsatz eines virtuellen Datenraums in der Regel nicht mehr notwendig.

Vielfältige Anwendungsfälle von virtuellen Datenräumen

Und so ist der Einsatz eines virtuellen Datenraums heute nicht nur bei der Due Diligence üblich, sondern in einer Vielzahl von Anwendungsfällen – sei es beim sicheren unternehmensübergreifenden Datenaustausch, in der standortübergreifenden Projektarbeit, im Immobilienmanagement, bei der Gremienkommunikation oder der Arbeit im Homeoffice. Einige Datenraum­anbieter, wie beispielsweise die netfiles GmbH, stellen mittlerweile direkt im virtuellen Datenraum eine Videokonferenzfunktion zur Verfügung, sodass ohne zusätzliche Software oder Plugins direkt im Datenraum sichere und datenschutzkonforme Onlinemeetings mit anderen Benutzern durchgeführt werden können. Für die Videokonferenzfunktion gelten dabei die gleichen strengen Sicherheitsvorkehrungen und Datenschutzvorschriften wie für den virtuellen Datenraum von netfiles. Sämtliche Daten werden ausschließlich in sicheren, zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.

Zum Autor:

Thomas Krempl ist Gründer und Geschäftsführer der netfiles GmbH. Die netfiles GmbH ist ein führender Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den siche­ren, standortübergreifenden Datenaustausch.