Bildnachweis: Luba Ertel.
Die Buchhaltung gehört zu den Kernpunkten des Unternehmertums – unabhängig davon, ob es sich um Solo-Selbstständige oder große Firmen handelt. Eine strukturierte Rechnungsführung ermöglicht es, Unternehmensausgaben und Gewinne im Blick zu behalten und bildet damit die Basis für eine langfristige Liquidität. Schließlich kann sie dabei helfen, hohe Kostenpunkte ausfindig zu machen und einzusparen, was schlussendlich zu einer Ertragsmaximierung beiträgt. Allerdings kostet dieser Überblick Zeit und nicht selten Nerven, insbesondere dann, wenn Unternehmer sich selbst um die Buchführung kümmern und dadurch notgedrungen das Kerngeschäft vernachlässigen müssen. Eine Möglichkeit, sich diesen Aufwand und die damit verbundenen Nachteile zu sparen, ist das Outsourcing der Buchhaltung.
Wann ergibt die Auslagerung der Buchhaltung Sinn?
Die Unternehmensbuchhaltung ist mit einer Vielzahl von Aufgaben verbunden. Rechnungen müssen erstellt und kontrolliert, Steuerfragen geklärt und Geschäftsberichte geschrieben werden – Herausforderungen, die großer Sorgfalt und Aufmerksamkeit bedürfen. Ein kleiner Fehler beim Buchen und schon kann eine lange Fehlersuche vom Unternehmenskerngeschäft ablenken. Firmen, die weder Zeit noch Kapazitäten freihaben, um solche Verzögerungen auf sich zu nehmen, können die Buchhaltung Fachkräften überlassen.
Besonders Unternehmen, bei denen zahlreiche Buchungen anfallen, profitieren vom Outsourcing der Buchhaltung. Während Solo-Selbstständige und kleine Firmen ihre Bilanzen noch selbst in die Hand nehmen können, erschwert zunehmendes Wachstum diesen Schritt. Mehr Kunden und Lieferanten bedeuten:
- mehr Geschäftsvorfälle, die geklärt werden müssen
- mehr Ausgangsrechnungen, die zu erstellen sind
- mehr Eingangsrechnungen, die einer Prüfung bedürfen
Im Ernstfall drohen auch mehr Mahnungen, die verschickt werden müssen, wenn ausstehende Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen. Der hohe Umfang dieser Buchhaltungsaufgaben steigert gleichzeitig deren Komplexität, den erwartbaren Zeitaufwand und das Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, können daher über das Outsourcing der Rechnungsführung nachdenken.
Welche Vorteile hat es, die Buchhaltung outzusourcen?
Da eine sorgfältige Buchhaltung viel Zeit kostet und menschliche Ressourcen bindet, entscheiden sich Unternehmen zunehmend für eine Digitalisierung des Rechnungswesens. Dadurch werden einerseits Workflows standardisiert und vereinfacht, was die Effizienz von Unternehmensprozessen steigert. Andererseits spart die „papierlose Buchhaltung“ Rohstoffe und Energie.
Doch selbst einem geschulten Team, das sich auf eine digitale Buchführung versteht, können die damit einhergehenden Aufgaben über den Kopf wachsen. Ganz zu schweigen von einem Einzelunternehmer, der sich selbst darum kümmert
- Rechnungen zu schreiben
- Lieferantenrechnungen zu prüfen
- Belege und Quittungen abzuheften
- Tabellenkalkulationen für die Quartalsabrechnung zu erstellen oder
- Steuererklärungsformulare auszufüllen
Zwar kann ein eingestellter Bilanzbuchhalter Abhilfe schaffen, die entstehenden Kosten sind besonders für Gründer und Kleinunternehmer jedoch kaum zu stemmen. Die günstigere Lösung: die Buchhaltung mithilfe einer entsprechenden Software auszulagern. Der benötigte Zeitaufwand reduziert sich deutlich, dennoch bleiben Zusatzausgaben im Rahmen.
Oft reicht es beim Outsourcing der Buchhaltung via Buchhaltungssoftware, die Belege über Geschäftsvorfälle einzuscannen und hochzuladen. Das bedeutet, dass Einzelunternehmern mehr Zeit bleibt, um sich ihrem Kerngeschäft zu widmen und zusätzlicher Energieaufwand für komplexe Buchhaltungsaufgaben entfällt. Daten an Steuerberater und Finanzamt lassen sich bequem digital übermitteln und das Risiko, dass sich durch Überforderung Fehler in der Buchhaltung einschleichen, sinkt.
Insbesondere bei Buchhaltungsfehlern, die in der Steuererklärung Skepsis hervorrufen, kann es für Unternehmen teuer werden. Hohe Nachzahlungen nach einer Betriebsprüfung führen schlimmstenfalls zur finanziellen Instabilität der Firma. Entstehen dagegen Buchungsfehler durch einen externen Dienstleister, muss dieser abhängig von den Geschäftsmodalitäten zumindest teilweise dafür haften.
Wie lässt sich ein guter Dienstleister für die Auslagerung der Buchführung erkennen?
Unternehmen in Deutschland investieren zunehmend in die Digitalisierung. Zu den wichtigsten Bereichen dabei gehören Marketing, Vertrieb und die Buchhaltung. Wer diese digital outsourcen möchte und einen zuverlässigen Dienstleister sucht, sollte auf folgende Kriterien achten:
- eine hohe Qualität und Effizienz der angebotenen Buchhaltungssoftware
- die Höhe des Automatisierungsgrads
- die Erfahrungen des jeweiligen Buchhaltungsunternehmens
- den Unternehmensruf sowie die Bewertung durch andere Kunden
Ein hochwertiges Buchhaltungsprogramm ist dazu in der Lage, alle drei Arten der Unternehmensbuchhaltung zu übernehmen. Neben der Finanzbuchhaltung, die Gewinn- und Verlustrechnungen umfasst, können daher die Debitorenbuchhaltung sowie die Kreditorenbuchhaltung outgesourct werden. Dabei sollte vor der Auswahl jedoch geklärt werden, welche spezifischen Anforderungen eine Buchhaltungssoftware erfüllen soll. Unklare Vorstellungen darüber erschweren die Suche nach einem kompetenten und auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmten Dienstleister.
Dieser muss bezüglich Leistung und Kosten den Unternehmensansprüchen genügen. Daher lohnt bei einem Vergleich der Angebote der Blick auf die Zahlungsstrukturen. Wird nach Stunde oder Dokumentenanzahl abgerechnet? Gibt es zusätzliche Kostenpunkte oder Einsparmöglichkeiten?
Welche Nachteile kann das Outsourcing der Buchhaltung mit sich bringen?
Wird die Unternehmensbuchhaltung ausgelagert, lassen sich Zeit und Geld sparen. Dennoch entstehen Kosten, die sich durch die eigene Übernahme der Buchhaltungsaufgaben vermeiden ließen. Folglich ergibt das Outsourcing der Buchführung nur Sinn, wenn durch die entstehende Zeitersparnis die Erträge so weit erhöht werden, dass sie die benötigten Ausgaben decken.
Ebenfalls muss beachtet werden, dass ein Abhängigkeitsverhältnis entsteht, wenn die Finanzdaten des Unternehmens in Händen eines externen Dienstleisters sind. Dem Unternehmer kann dadurch der Überblick über Geschäftszahlen verloren gehen, bis der jeweilige Bericht der Software vorliegt. So manche Firma fürchtet bei dieser Datenübergabe auch um die eigene Datensicherheit.
