Erst mit der Eintragung im Handelsregister ist die Gesellschaft (hier abgestellt auf die GmbH) wirksam gegründet und auch dann erst sollte die Geschäftstätigkeit aufgenommen werden. Die Gewerbeanmeldung ist bei der ein oder anderen geschäftlichen Tätigkeit ebenfalls zwingend erforderlich.
Was ist das Handelsregister?
Die Wahrscheinlichkeit, als Erstgründer jemals mit einem Registerrichter und einem Handelsregister in Berührung gekommen zu sein, geschweige denn die Funktionen und Voraussetzungen einer Anmeldung zum Handelsregister zu kennen, ist eher gering. Bis auf die GbR sind jedoch alle gängigen Gesellschaftsformen im Handelsregister einzutragen. Dies dient der Rechtssicherheit des Handelsverkehrs, von der Unternehmer auch profitieren können. Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis über die in einem Registerbezirk ansässigen Kaufleute bzw. Gesellschaften. Jedermann kann die im Handelsregister vorhandenen Dokumente und Informationen über das gemeinsame Registerportal der Länder online anfordern (www.handelsregister.de). Für eine kleine Gebühr zwischen 1,50 EUR und 4,50 EUR sind die Dokument (Handelsregisterauszug, Gesellschafterlisten, Gesellschaftsverträge, Jahresabschlüsse, Unternehmensverträge etc.) als Download verfügbar. Alle Angaben im Handelsregister genießen öffentlichen Glauben, d.h., jedermann kann auf die Richtigkeit der eingetragenen Informationen vertrauen.
Was wird in das Handelsregister eingetragen?
Das Handelsregister unterscheidet bei der Eintragung zwischen Kapitalgesellschaften (z.B. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und Personengesellschaften (z.B. OHG und KG). Die AG, die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) werden in der „Abteilung B“ des Handelsregisters eingetragen (daher lautet die Registernummer auch HR B). Die Eintragung und damit der Handelsregisterauszug geben Aufschluss über Sitz (einschließlich der Adresse), Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens sowie über die Höhe des Stammkapitals, die Geschäftsführer und deren Vertretungsbefugnis. Neben dem Gründungsdatum sind sämtliche Veränderungen der Gesellschaft, wie zum Beispiel ein Adressen- oder Gesellschafterwechsel, eine Veränderung bei den Geschäftsführern und deren Vertretungsbefugnis sowie die Löschung der Gesellschaft eintragungspflichtig. Die Gesellschafter und deren Geschäftsanteile (inklusive der laufenden Nummern) werden bei der GmbH nicht im Handelsregisterauszug, sondern in der separat abrufbaren Gesellschafterliste dargestellt. Eine Missachtung der Eintragungspflichten kann mit einem Bußgeld bis zu einer Höhe von 5.000 EUR sanktioniert werden.
Wie läuft das Eintragungsverfahren ins Handelsregister ab?
Das Eintragungsverfahren gliedert sich in zwei Etappen. Bevor die Eintragung vollzogen werden kann, ist zunächst die sogenannte Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister gegenüber dem Handelsregister erforderlich. Diese muss durch die Geschäftsführung der Gesellschaft in öffentlich beglaubigter Form erfolgen, also mithilfe eines Notars. Dieser übernimmt die Formulierung des Eintragungsantrags, beglaubigt diesen und reicht ihn beim zuständigen Handelsregister ein. Sodann erfolgt die Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen durch den Registerrichter. Sofern dieser keine Beanstandung hat, trägt er die entsprechenden Inhalte in das Handelsregister ein. Beanstandungen teilt der dem die Anmeldung einreichenden Notar mit, sodass die Möglichkeit besteht, Fehler zu korrigieren. Man sollte meinen, dass durch die Einreichung über einen Notar gar keine Fehler auftreten können – leider ist dies aber nicht immer der Fall. Die Eintragungsgebühren des Handelsregisters belaufen sich auf ca. 500 EUR bis 750 EUR.
