Mit dem Formwechsel kann eine Gesellschaft ihre Rechtsform wechseln. Auch der grenzüberschreitende Formwechsel in die Rechtsform eines anderen Staates ist möglich. Der Formwechsel erfolgt unter Beibehaltung der wirtschaftlichen und rechtlichen Identität der Gesellschaft. Das bedeutet, dass grundsätzlich nach dem Formwechsel die Zusammensetzung der Anteilseigner unverändert bleibt und Verträge mit Dritten (z.B. Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern) sowie die Aktiva und Passiva fortbestehen.
Durchführungsschritte
Ein Formwechsel steht grundsätzlich allen Personenhandelsgesellschaften (z.B. oHG oder KG) und Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH und AG) zur Verfügung. Für die Durchführung des Formwechsels sind folgende Schritte einzuhalten:
Umwandlungsbericht
Der Formwechsel muss von den Gesellschaftern beschlossen werden. Grundsätzlich ist vorgesehen, dass den Gesellschaftern im Vorfeld der Entscheidung die rechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen des Formwechsels in einem Umwandlungsbericht erläutert werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, von einem solchen Bericht abzusehen, wenn alle Gesellschafter in notariell beurkundeter Form auf seine Erstellung verzichten.
Umwandlungsbeschluss
Die für den Umwandlungsbeschluss erforderliche Beschlussmehrheit ist abhängig von der Rechtsform der Gesellschaft, beträgt jedoch mindestens 75% der abgegebenen Stimmen. Teilweise sind ergänzende Zustimmungserfordernisse einzelner Gesellschafter zu berücksichtigen. Der Umwandlungsbeschluss ist notariell zu beurkunden. Die Kosten der notariellen Beurkundung des Umwandlungsbeschlusses richten sich nach dem Wert des Vermögens des formwechselnden Rechtsträgers; bei einem Vermögenswert von beispielsweise 100.000 EUR liegen die Kosten der Beurkundung des Umwandlungsbeschlusses bei etwa 550 EUR.
Abfindungsangebot
Da sich durch die Änderung der Rechtsform auch die Rechte und Pflichten der Gesellschafter ändern, kann grundsätzlich niemand gezwungen werden, sich an der neuen Rechtsform zu beteiligen. Entsprechend ist den dem Formwechsel widersprechenden Gesellschaftern grundsätzlich ein bereits im Umwandlungsbericht darzulegendes Abfindungsangebot zu unterbreiten. Das Angebot ist darauf gerichtet, dass die Anteile durch die Gesellschaft gegen eine angemessene Barabfindung erworben werden. Auf das Abfindungsangebot kann jedoch verzichtet werden, wenn alle Gesellschafter sich im Hinblick auf den Formwechsel einig sind.
Gründungsvorschriften
Darüber hinaus sind die Gründungsvorschriften der neuen Rechtsform einzuhalten. Bei einem Formwechsel einer Personen- in eine Kapitalgesellschaft steht dabei die Aufbringung des gesetzlich vorgeschriebenen Stamm- bzw. Grundkapitals im Mittelpunkt des Interesses. Konkret bedeutet das: Wenn eine oHG in eine GmbH umgewandelt wird, darf das nach Abzug der Schulden verbleibende Vermögen der oHG nicht den Nennbetrag des Stammkapitals der GmbH (also mindestens 25.000 EUR) unterschreiten. Diese Kapitaldeckung ist dem Handelsregister gegenüber nachzuweisen. In der Praxis ist es ausreichend, wenn unter Bezugnahme auf den letzten Jahresabschluss darlegt werden kann, dass die Kapitaldeckung gewährleistet ist und sich seit dem Bilanzstichtag keine wesentlichen Vermögensveränderungen ergeben haben.
Anmeldung zum Handelsregister
Schließlich ist der Formwechsel zum Handelsregister anzumelden. Insbesondere bei komplexen Formwechsel-Vorhaben sollte vor der Anmeldung des Formwechsels zum Handelsregister die Transaktionsdokumentation mit dem zuständigen Registerrichter abgestimmt werden. Die Vertretungsorgane der Gesellschaft müssen zusammen mit der Anmeldung eine sogenannte Negativerklärung abgeben, wonach eine Klage gegen die Wirksamkeit des Umwandlungsbeschlusses nicht oder nicht fristgemäß erhoben oder eine solche Klage rechtskräftig abgewiesen worden ist. Da diese Erklärung grundsätzlich erst wirksam nach Ablauf der Monatsfrist für eine Klageerhebung abgegeben werden kann, kann das Verfahren dadurch beschleunigt werden, dass sämtliche Anteilseigner vorab auf ihre Klagemöglichkeit verzichten. Die Umwandlung wird erst mit Eintragung des Formwechsels im Handelsregister wirksam.
