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Am 1. April 2023 ist § 7b Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) in Kraft getreten, der
die elektronische Kommunikation zwischen der BaFin und bestimmten aufsichtsrechtlich relevanten Akteuren neu regelt. Ziel der durch das Fondsstandortgesetz (FoStoG) in das KAGB eingeführten Norm ist es, die Aufsicht zu entbürokratisieren und die digitale Kommunikation mit ihr zu erleichtern.
Mit der Neuregelung werden Verwaltungsgesellschaften, Investmentgesellschaften, Verwahrstellen, interessierte Erwerber und Inhaber bedeutender Beteiligungen in großem Umfang zur elektronischen Kommunikation mit der BaFin verpflichtet. Die bislang gängige papierhafte Kommunikation wird weitgehend ersetzt.
Elektronisch zu kommunizierende Sachverhalte: Vom Registrierungsantrag an
Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVGen) von alternativen Investmentfonds (AIFs), auf die sich die folgenden Ausführungen ausrichten, gehören zu den wichtigsten in der Norm adressierten Akteuren. Die in § 7b KAGB geregelten Verpflichtungen treffen dabei gleichermaßen KVGen mit Vollerlaubnis als auch die lediglich BaFin-registrierten KVGen.
Welche Verfahren sind betroffen?
§ 7b Abs. 1 KAGB führt Dutzende von informationspflichtigen Fällen auf, für die die elektronischen Einreichungswege genutzt werden müssen. Die elektronische Kommunikation betrifft dabei Sachverhalte aus verschiedenen Stadien des aufsichtsrechtlichen Verfahrens, beginnend mit dem Registrierungs- oder Erlaubnisantrag bis hin zu regelmäßigen oder anlassbezogenen Meldepflichten. Zu den dort aufgelisteten Anzeigen, Anträgen, Mitteilungen, Berichten, Unterlagen, Informationen und Nachweisen gehören, um nur einige Beispiele zu nennen, die Bestellung des Abschlussprüfers, die Verwaltung von EU-AIFs im Wege des grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehrs oder auch die Absicht zum Vertrieb von Anteilen oder Aktien an EU-AIFs oder ausländischen AIFs.
Welcher Zugang soll genutzt werden?
Die KVGen sind verpflichtet, für die Übermittlung der aufgelisteten informationspflichtigen Fälle ein von der BaFin bereitgestelltes Kommunikationsverfahren zu nutzen. Die BaFin kann dazu eine Rechtsverordnung erlassen, um die Zugangs- und Nutzungsbestimmungen zu diesem Kommunikationsverfahren näher zu konkretisieren. Der in diesem Zusammenhang von der BaFin am 2. Dezember 2022 zur Konsultation gestellte Referentenentwurf für eine Kapitalanlage-e-Kommunikationsverordnung, der das BaFin-eigene „MVP-Portal“ als ausschließliches Kommunikationsverfahren vorsieht, ist allerdings nicht zum ursprünglich vorgesehenen Datum in Kraft getreten. Es gab reichlich Kritik aus der Branche, insbesondere an der praktischen Durchführbarkeit der Regelungen.
Verordnung tritt vorläufig nicht in Kraft
Am 20. März 2023 hat die BaFin daher in einem Verbändeschreiben darüber informiert, dass der zur Konsultation gestellte Referentenentwurf, der ursprünglich dem § 7b KAGB folgend am 3. April 2023 seine Wirkung entfalten sollte, bis auf Weiteres nicht als Verordnung in Kraft tritt.
MVP-Portal dürfte dennoch zum Standard werden
Dennoch bleibt aufgrund der eindeutigen gesetzlichen Regelung für KVGen die Einrichtung eines elektronischen Zugangs zu dem von der BaFin bereitgestellten elektronischen Kommunikationsverfahren, dem MVP-Portal, ebenso verpflichtend wie die Sicherstellung, dass regelmäßig – spätestens alle fünf Kalendertage – überprüft wird, ob Mitteilungen über das elektronische Kommunikationsverfahren bereitgestellt wurden. Dies gilt sogar für Verwaltungsakte, die gemäß § 4f oder § 4g des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes bekannt gegeben beziehungsweise zugestellt werden. Bereits jetzt erwartet die BaFin für gewisse Anzeige- und Meldeverfahren sowie Berichte die Nutzung des MVP-Portals, da es hierfür anderweitige rechtliche Grundlagen gibt. In dem erwähnten Verbändeschreiben hebt die BaFin die zu kommunizierenden Sachverhalte hervor, etwa das AIFMD-Reporting, Auslagerungsanzeigen nach der KAGB-Auslagerungsanzeigenverordnung oder Anzeigeverfahren nach § 331 KAGB, die bereits jetzt ausschließlich über das MVP-Portal einzureichen sind. Außerdem hat die BaFin die beaufsichtigten KVGen bereits mit Schreiben vom 19. Dezember 2022 darüber informiert, dass über das MVP-Portal drei neue Fachverfahren (Anzeigeverfahren KAGB zu Geschäftsleitern, KVGen und Fonds) angeboten werden, die nun seit dem 1. Januar 2023 auf freiwilliger Basis genutzt werden können. Die neuen Fachverfahren, deren Freischaltung und Handhabung in einem dazugehörigen Informationsblatt näher erläutert werden, ermöglichen es, elektronische Versionen der in § 7b Abs. 1 KAGB genannten Fälle und damit zusammenhängende Dokumente elektronisch bei der BaFin einzureichen.
KVG kann auch Dienstleister einbeziehen
Das elektronische Kommunikationsverfahren wird also zur Normalität werden. Da es aber für die KVGen einen gewissen Aufwand bedeutet und viele KVGen im administrativen Bereich ohnehin mit Dienstleistern arbeiten, wird für sie der Einsatz von Bevollmächtigten im Rahmen der elektronischen Kommunikation in § 7b Abs. 2 KAGB ausdrücklich zugelassen.
Verwendung verschlüsselter E-Mails zulässig, Papierform abgeschafft
Soweit KVGen in den freiwilligen Fällen nicht die Kommunikation über das MVP-Portal nutzen, dürfen sie bis auf Weiteres über verschlüsselte E-Mails mit der BaFin kommunizieren. Eine Einreichung von Dokumenten in Papierform ist im Anwendungsbereich des § 7b KAGB nicht mehr zulässig. Anzeigen, Anträge oder Meldungen dürfen also ausschließlich elektronisch über die beiden beschriebenen Kommunikationswege (verschlüsselte E-Mail und/oder MVP-Portal) eingereicht werden.
Ausblick
Wie lange sich das Inkrafttreten der Kapitalanlage-e-Kommunikationsverordnung hinauszögert, kann nicht abgesehen werden. Es empfiehlt sich daher eine Freischaltung der neuen Fachverfahren im MVP-Portal und deren freiwillige Nutzung zur langfristigen Erprobung der Prozeduren.
Zu den Autoren:
Johanna Ritter ist Associate und Dr. Tobias Lochen Associated Partner im Bereich Private Funds bei Poellath in Berlin. Sie beraten zur Strukturierung, Auflegung und Platzierung alternativer Investmentfonds und damit verbundenen aufsichtsrechtlichen Fragestellungen.
