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Nicht nur börsennotierte Großunternehmen, sondern auch der Mittelstand, Kommunen und Vereine stehen heute bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und anderen Gremiensitzungen vor zahlreichen Herausforderungen: Sei es im Hinblick auf den Schutz von vertraulichen Daten, Compliance-Vorschriften, Dokumentations- und Archivierungspflichten, die Durchführung von virtuellen Meetings und den sicheren, standortunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Sitzungsunterlagen für alle Teilnehmer einer Sitzung.
Die meisten bisher verfügbaren Gremienkommunikation und Sitzungsmanagementlösungen, ob software- oder cloudbasiert, bieten zwar eine umfangreiche Funktionalität, adressieren aber nicht die speziellen Anforderungen des Mittelstands und von kleineren Unternehmen. Deren Vorstände, Aufsichtsräte und andere Gremienmitglieder erwarten heute eine sichere, rasche und vor allem auch einfach zu bedienende Lösung für das Sitzungsmanagement. Der Terminkalender von Gremienmitgliedern ist heutzutage mehr als ausreichend gefüllt und lässt keine aufwendige Einarbeitung oder Schulung von neuen IT-Lösungen zu. Nicht ohne Grund wird heute bei der Gremienarbeit und dem Sitzungs-management immer noch oft auf ausgedruckte Unterlagen oder E-Mails zurückgegriffen. Diese Lösungen stoßen jedoch hinsichtlich Effizienz, Datenschutz und Usability oftmals an Grenzen. Selbst wenn die E-Mail-Kommunikation verschlüsselt erfolgen sollte, entsteht beim Austausch von Sitzungs-unterlagen per E-Mail schnell ein unüberschaubares Versionschaos für alle Beteiligten. Insbesondere im Mittelstand können spezielle Software- beziehungsweise Internetlösungen für die Gremienarbeit nur dann bei allen Beteiligten auf Akzeptanz stoßen, wenn diese einfach zu bedienen sind.
Datenschutz und Sicherheit
Datenschutz, Datensicherheit und gleichzeitig hohe Flexibilität beim Zugriff auf Daten sind im Bereich der Gremienkommunikation und des Sitzungsmanagements Themen von herausragender Bedeutung. Auch der Mittelstand muss sich diesen Herausforderungen stellen und seine digitale Infrastruktur entsprechend anpassen. Es ist zu erwarten, dass zukünftig noch mehr Regularien und Compliance-Anforderungen im Hinblick auf Datenschutz, Sicherheit und Dokumentationspflichten anfallen werden, sodass eine Gremienarbeit per E-Mail und Papier schnell an ihre Grenzen stoßen wird. Vor dem Hintergrund der geltenden Datenschutzvorschriften (DSGVO) und der besonderen Vertraulichkeit von Sitzungsdaten ist der Einsatz von amerikanischen Anbietern in diesem Kontext durchaus kritisch zu betrachten. Diese sind aufgrund des in den USA geltenden Cloud Act dazu gezwungen, Behörden und Regierungsstellen (Geheimdienste) Zugriff auf Kundendaten zu gewähren, ohne dass diese Kunden davon in Kenntnis gesetzt werden.
Hybride Sitzungen
Auch nach Beendigung der Corona-Pandemie ist davon auszugehen, dass ein Großteil der Unternehmen Vorstand-, Aufsichtsrats- und andere Sitzungen hybrid durchführen wird. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Unternehmen über eine rechtskonforme digitale Plattform verfügen, die den sicheren Schutz der besonders vertraulichen Informationen gewährleistet. Auch hier gilt es, die bereits oben beschriebenen Probleme bezüglich des Datenschutzes bei der Nutzung von amerikanischen Plattformen zu berücksichtigen.
Virtueller Datenraum für die Gremienarbeit
Ein virtueller Datenraum bietet aufgrund seiner „Herkunft“ aus dem M&A-Bereich (Due Diligence) auf der einen Seite ein Maximum an Datenschutz und Datensicherheit, auf der anderen Seite eine orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit dieser Daten sowie einen zentralen, stets aktuellen und in der Bearbeitung nachverfolgbaren Datenbestand. Damit erfüllen virtuelle Datenräume alle Anforderungen der modernen Gremienarbeit sowie neuer Entwicklungen im Geschäftsleben im Zuge der Digitalisierung und helfen dabei, die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern und die damit einhergehenden Risiken zu minimieren.
Hochsichere Verwaltung mit virtueller Lösung
Eine virtuelle Datenraumlösung für das Sitzungsmanagement und die Gremienkommunikation speziell von mittelständischen und kleineren Unternehmen liefert der netfiles Board Room. Damit werden eine hochsichere Verwaltung und der Austausch von vertraulichen Dokumenten zwischen Vorstand, Aufsichtsrat beziehungsweise beliebigen Gremienmitgliedern und autorisierten Managern und Assistenten ermöglicht. Sämtliche Dokumente werden 256-Bit-verschlüsselt und können nur von Mitgliedern des Datenraums eingesehen werden. Weder IT-Administratoren noch Mitarbeiter von netfiles können auf die Daten zugreifen oder diese lesen. Optionale Sicherheitseinstellungen können dabei zusätzlich den Ausdruck und die Weitergabe von Dokumenten verhindern. Ein revisionssicheres Aktivitätsprotokoll dokumentiert lückenlos jede Aktivität im Datenraum. Tagesordnungen, Sitzungsmappen, Protokolle und Beschlüsse können direkt im Board Room erstellt und hinterlegt werden. Gremienmitglieder können vor, während und nach Sitzungen sicher und ortsunabhängig auf alle Sitzungsunterlagen zugreifen, Dokumente bearbeiten, kommentieren und untereinander austauschen. Darüber hinaus können durch die direkt im Datenraum integrierte Videokonferenzfunktion Onlinemeetings datenschutzkonform, zuverlässig und einfach durchgeführt werden.
Über den Autor:
Thomas Krempl ist Gründer und Geschäftsführer der netfiles GmbH. Die netfiles GmbH ist ein führender Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.
Interessenten können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich für 14 Tage testen.
