Eine Workation ist eine optimale Möglichkeit, Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation) miteinander zu verbinden. Dabei ist jedoch einiges zu berücksichtigen, besonders in rechtlicher Hinsicht.
Das Verständnis von Arbeit hat sich, besonders bei der jüngeren Generation, verändert. Die Präferenzen bewegen sich mehr in Richtung flexible Arbeitszeiten und asynchrones Arbeiten über Grenzen oder Zeitzonen hinweg. Zunehmende digitale Arbeitsprozesse eröffnen mehr Optionen, mobil zu arbeiten – auch im Ausland. Eine davon ist die Workation. Für Arbeitnehmer ein deutlicher Vorteil: Die Tätigkeit findet im Rahmen der Anstellung statt und alle zu beachtenden rechtlichen Aspekte werden von Unternehmensseite aus geregelt. Und auch Arbeitgeber können von dem Angebot profitieren, etwa in puncto Recruiting: So ist etwa für 62% der Befragten der aktuellen Newoka-Studie von workation.de bei der Jobwahl entscheidend, ob der Arbeitgeber eine Workation anbietet.
Wofür bietet sich eine Workation an?
Mit einer Workation können Arbeit und Urlaub miteinander verbunden werden – um den Familienurlaub zu verlängern oder einen Tapetenwechsel zu haben. Zu beachten ist dabei, dass die Arbeit digital und remote ausgeübt werden kann. Im Rahmen einer Workation könnten Teambuilding-Maßnahmen oder Brainstormings in einen Urlaubsort verlegt werden. Besonders für Start-ups ist dies aufgrund einer meist überschaubaren Mitarbeiteranzahl eine verlockende Option.
Das sollte beachtet werden
Das Team oder die Mitarbeiter von überall aus arbeiten zu lassen klingt einfacher, als es ist. Das Unternehmen muss festlegen, was erlaubt ist, um aufenthalts-, arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Probleme zu vermeiden. Bei einer Workation handelt es sich um einen kurzfristigen Aufenthalt außerhalb des Büros oder der Wohnung. Daher ist wichtig, dass von Unternehmensseite klare Richtlinien festgelegt werden. Auch muss geklärt werden, wo eine Workation möglich ist. Auf den europäischen Raum beschränkt, sind die bürokratischen Hürden geringer als außerhalb der EU. Und es müssen auch gewisse technische Voraussetzungen erfüllt sein, damit Mitarbeiter sicher mobil arbeiten können.
Warum es in Europa einfacher ist
In Europa sind in der Regel keine Arbeitserlaubnis und kein Visum erforderlich. Auch die soziale Absicherung kann relativ einfach durch den Arbeitgeber gewährleistet werden: Denn europäische Staatsbürger können sich in der EU, im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und in der Schweiz ohne Visum frei aufhalten und mit wenigen Einschränkungen auch arbeiten. Hier gelten länderübergreifend einheitliche Rechtsgrundlagen und Regelungen. Für sogenannte Drittstaaten gibt es diese länderübergreifenden Regelungen nicht. Erste Hürden können so bereits bei der Aufenthaltsgenehmigung auftreten. Folgen weitere Herausforderungen, wie die Beantragung eines Arbeitsvisums, kann der bürokratische Aufwand für den Arbeitgeber zu hoch werden.
Wie lange kann eine Workation andauern?
Es ist empfehlenswert, die Workation auf eine maximale Dauer im Jahr zu beschränken, um rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Aus steuerrechtlicher Sicht dürfen die Aufenthalte pro Tätigkeitsstaat insgesamt nicht mehr als 183 Tage pro Zwölfmonatszeitraum umfassen. Auch Urlaubsaufenthalte und Wochenenden sind hierbei von Bedeutung. 15 bis 60 Tage sind daher empfehlenswert.
Wichtig: Die soziale Absicherung
Nach Auffassung der Europäischen Kommission wird eine Workation wie eine Entsendung betrachtet. Das bedeutet, dass Beschäftigte in Deutschland versichert bleiben können, wenn entsprechende Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einer Workation innerhalb der EU, dem EWR und der Schweiz wird die sogenannte A1-Bescheinigung benötigt. Sie sichert den Verbleib in der deutschen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung und gilt für Aufenthalte bis maximal 24 Monate. Damit ist der Arbeitnehmer von der ausländischen Sozialversicherungspflicht befreit und zahlt nicht doppelt. In einem Drittstaat ist zu prüfen, ob mit dem betreffenden Land ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Ist dies nicht der Fall, kann es zu einer doppelten Beitragspflicht kommen. Bei beliebten Reisezielen wie Bali oder Thailand wäre dies beispielsweise der Fall. Deshalb schließen die meisten Arbeitgeber diese Länder als mögliche Workation-Ziele aus.
Herausforderung einer Workation
Neben vielen Pluspunkten für Arbeitnehmer wie einer positiven Work-Life-Balance oder einer höheren Produktivität durch die Möglichkeit einer Abwechslung zum Berufsalltag bietet eine Workation auch Arbeitgebern einige Vorteile. Ein attraktives Workation-Angebot kann sich positiv auf die Mitarbeiterbindung an das eigene Unternehmen auswirken. Beim Recruiting in Zeiten des Fachkräftemangels bietet es Chancen als attraktiver Benefit. Die Umsetzung einer Workation birgt für viele Unternehmen einige Herausforderungen. Als neue Form des Arbeitens bestehen in gesetzlicher Hinsicht noch einige Unklarheiten, wobei durch zunehmend rechtliche Leitlinien Licht ins Dunkel gebracht wird. Es ist, auch für kleine Start-ups, ratsam, vertragliche Vereinbarungen für eine Workation zu treffen. Eine Guideline hilft, um eine rechtskonforme Umsetzung zu gewährleisten. Mag diese mit einigen Einschränkungen für Mitarbeiter verbunden sein, so schafft sie einen kontrollierbaren und klar kommunizierbaren Rahmen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Über die Autorin:
Steffi Hochgraef ist Marketing- und PR-Referentin in der Unternehmenskommunikation der BDAE Gruppe. Mit der BDAE Consult hat sie den Haufe Taschenguide „Workation“ herausgegeben.
